O gerenciamento de custos e o incremento na possibilidade de ganhos de uma empresa são aspectos que precisam ser planejados com atenção, e muitos empreendedores enxergam uma solução interessante de negócio na criação de uma frota de veículos. Afinal, a ideia pode atender a uma necessidade própria de transporte ou criar uma nova perspectiva de empreendimento.

Outros, que já possuem frota, podem pensar em ampliá-la, visando melhorar a vazão de produtos fabricados ou comercializados, além de criar um domínio maior sobre os traslados das mercadorias e as operações dos serviços.

Qualquer que seja a situação, é preciso ter em mente que montar frota de veículos requer muita atenção. Para tanto, é necessário estudar bastante todas as variáveis, o que permitirá fazer escolhas acertadas no momento mais apropriado.

Neste artigo, você encontrará informações que podem ajudar bastante nesse sentido. Confira!

Como uma administradora de consórcio pode ajudar na montagem da frota?

O sucesso de uma frota de veículos começa com um bom planejamento, passa pela implantação correta e é assegurado pela gestão competente. Para tanto, desde o princípio, é preciso racionalizar as formas de investimento, o que leva ao ponto em que uma administradora de consórcio pode ser bastante útil para quem pretende criar uma frota do zero ou renovar ou ampliar uma já existente. Ela é capaz de oferecer planos na medida para frotistas, com condições extremamente vantajosas.

Assim, por meio do consórcio, é possível planejar a aquisição dos veículos iniciais e o próprio crescimento da frota, com investimentos compatíveis com o caixa da empresa. Ou seja, as compras podem ser planejadas de acordo com a necessidade e conforme a disponibilidade financeira do empreendimento.

Os consórcios configuram uma modalidade de autofinanciamento, que, ao contrário do que ocorre com outras opções de mercado, não cobram juros sobre o crédito concedido. Dessa forma, a aquisição de veículos diversos — carros, utilitários, vans, caminhões, implementos rodoviários, motos e ônibus —, faz com que os preços finais dos bens adquiridos se tornem bem mais baixos do que seriam, caso a aquisição fosse feita por meio de financiamento bancário, por exemplo. Tudo isso sem perder a facilidade do parcelamento.

Considerando que o consórcio configura um investimento consistente, que é direcionado para finalidades específicas, qualquer planejamento bem-feito pode se tornar realidade e alcançar o sucesso.

Quais são as vantagens de contar com a Ademicon?

Existem diversas empresas que trabalham com a modalidade no Brasil, uma delas é a Ademicon, maior administradora independente de consórcio do país em todos os segmentos e quinta maior entre todos os players. Como especialista no segmento, com mais de 30 anos de atuação, ela está apta a suprir as demandas de frotistas de quaisquer dimensões, com vantagens de planos variados que atendem a diferentes necessidades.

Além disso, o cliente da Ademicon conta com a presença nacional da empresa, podendo recorrer à excelência do atendimento que ela presta em quaisquer das mais de 160 unidades de negócio da administradora, ou em um dos pontos de venda dos parceiros estratégicos.

Para saber mais sobre os grupos de consórcio, fazer uma simulação ou esclarecer qualquer dúvida sobre o assunto, você pode contar com a equipe da Ademicon. Entre em contato com a empresa para ter acesso à consultoria que você precisa no segmento de consórcios para a sua frota de veículos.

Agora que você sabe como formar ou renovar sua frota com o Consórcio Ademicon, vamos falar mais sobre outros pontos muito importantes.

Qual é a importância da frota de veículos para uma empresa?

Em mercados cada vez mais competitivos, em que a praticidade, a agilidade e a pontualidade do atendimento figuram como diferenciais importantes diante da concorrência, os serviços de transporte estão cada vez mais valorizados.

Portanto, seja para atender a uma necessidade de logística própria, seja para prestar serviços para terceiros, uma frota de veículos figura como um dos fatores fundamentais para garantir a boa qualidade diante das demandas dos clientes.

Controlando a própria frota, o empreendedor consegue definir a atividade de acordo com as políticas da empresa. Além disso, tem a possibilidade de colocar o transporte — tanto na entrega quanto na coleta de mercadorias — como um ponto a ser considerado nos momentos em que fornecedores de produtos e de serviços são escolhidos.

Ao mesmo tempo, esse controle permite racionalizar os custos com fretes, cujos valores são fundamentais nas considerações dos clientes. Qualquer diferença pode ser determinante em uma negociação.

O que considerar antes de partir para a montagem da frota?

A definição de uma frota nada mais é do que um conjunto composto por grande número de veículos — sejam eles carros, utilitários leves, caminhões, vans ou motos. Contudo, pelo ponto de vista da gestão, uma empresa que possui poucos veículos, ou mesmo um único carro, já deve encarar o recurso como sendo uma frota.

Afinal, guardadas as proporções da complexidade das tarefas, da quantidade de trabalho e da dimensão dos custos, todos os fatores que devem ser considerados no gerenciamento de apenas um automóvel também valem para uma dezena ou uma centena deles.

Portanto, não importando a dimensão da frota, é preciso valorizá-la de maneira devida. Nesse sentido, é fundamental observar cada detalhe, independentemente do seu tamanho.

De fato, frotas menores podem até ser geridas pelo próprio empreendedor, e não por um gestor profissional. Porém, mesmo assim, é indispensável seguir um planejamento consistente desde o início, que considere todas as questões envolvidas.

A seguir, trouxemos os principais passos desse planejamento. Continue a leitura!

Quais são os passos para montar uma frota de veículos?

Como em qualquer projeto, o primeiro ponto a ser considerado por quem pretende montar uma frota de veículos está nos objetivos que ela deve cumprir. Essa é uma questão bastante óbvia, mas que precisa estar muito clara no planejamento, pois ela definirá todos os demais aspectos.

Portanto, é necessário responder qual ou quais finalidades a frota atenderá. Ela servirá para transportar produtos da própria empresa ou se destinará a atender às demandas externas? Que tipo de transporte será realizado? Carga ou passageiros? Com qual frequência? Essas são algumas das questões que você deve deixar bastante claras.

A partir delas, conseguirá especificar outros fatores que também precisam de detalhamento. Confira!

Considere o tamanho da frota

Conhecendo a finalidade da frota de veículos será possível definir o tamanho que ela terá. Vale destacar que pode começar com um, alguns ou vários veículos, e isso será ditado por características do próprio negócio.

Naturalmente, esse aspecto não pode ser pensado somente sob a pressão da necessidade de atender a uma estratégia logística ou aos processos envolvidos no negócio. É preciso considerar, também, a capacidade e a conveniência de investimento, que deve ser feito sem colocar em risco à saúde da empresa.

Um bom caminho para alinhar a necessidade com a possibilidade de aquisição pode vir de um projeto inicial mais reduzido, que tenha poucos veículos, e que possa evoluir de acordo com os resultados do negócio.

Escolha os veículos adequados

Para cada demanda de transporte há um tipo de veículo mais apropriado. Se a empresa é uma distribuidora de produtos de limpeza, por exemplo, utilitários de pequeno e médio porte podem atender à necessidade. Porém, se a intenção é prestar serviços de mudança, a frota precisará contar com caminhões apropriados para esse mercado.

Ainda, se o objetivo é atender a múltiplas demandas, como as que recebem os Correios e outras empresas do gênero, é possível que necessite de uma frota com veículos variados — como motos, utilitários leves, vans e caminhões.

Defina as regras para uso dos veículos

Definir as regras de uso da frota é outra antecipação muito importante para o planejamento. Nessa hora, é preciso ter em mente que os veículos serão adquiridos para atender a finalidades específicas, que dizem respeito ao negócio e não a interesses particulares, mesmo para os donos da empresa.

Sendo assim, as regras devem ser claras, tanto com relação à disponibilidade dos veículos e à responsabilidade dos condutores quanto para as normas específicas relacionadas ao posicionamento da empresa no mercado.

Ou seja, se a frota é para transportar passageiros, por exemplo, nessa etapa precisam ser definidos os critérios relacionados ao comportamento e à apresentação dos motoristas, além da limpeza dos veículos. O respeito às regras de trânsito e ao modo de direção, entre outros, também são pontos que precisam ser pensados com antecedência.

Manutenção e cuidados necessários

A manutenção da frota é um aspecto de extrema relevância. Sem ela, não só a qualidade dos serviços de transporte pode ser comprometida, como também pode haver uma redução considerável da vida útil dos veículos.

É preciso ter em mente que os carros, vans, motos ou caminhões que compuserem a frota terão utilização frequente, o que exige manutenções preventivas e corretivas bem-feitas, e que acompanhem as indicações dos fabricantes.

Nessa etapa, é interessante buscar oficinas para fazer o levantamento de preços e de condições de pagamento, o que dará uma boa ideia de qual será o custo nessa área. Com a ajuda de um bom mecânico, também já será possível preparar um checklist sobre os itens que exigirão atenção na hora da manutenção.

A limpeza regular dos veículos é outro ponto indispensável da manutenção. Afinal, um veículo sujo não só pode comprometer a qualidade dos serviços, como também tem a capacidade de interferir de forma muito negativa na imagem da empresa perante o mercado.

Encontre o seguro dos veículos

Se rodar com um carro particular sem seguro já é perigoso, permitir que um veículo de frota circule assim é ainda mais arriscado. É preciso pensar que, quando falamos de seguro, não estamos tratando apenas de valores patrimoniais, mas também de ameaças que envolvem pessoas.

Além disso, como o veículo de frota, em geral, roda muito mais do que um particular, o tempo de exposição a riscos é proporcionalmente maior, o que reforça ainda mais a necessidade de bons seguros.

Dessa forma, na etapa de planejamento, é necessário pesquisar as seguradoras, os custos e as coberturas oferecidas, que devem ser compatíveis com o tipo de negócio.

Treine os motoristas

A condução de qualquer veículo exige muita responsabilidade. Entretanto, alguns comportamentos, que até são toleráveis quando a pessoa dirige o próprio carro em situações particulares, podem ser totalmente inadequados para o condutor de um veículo de empresa.

Por exemplo, a conversação com os passageiros em determinados casos, o tabagismo ou até o uso do som em algumas condições podem ser inconvenientes ou mesmo inadmissíveis.

Por isso, é preciso pensar em como os motoristas serão treinados para utilizarem a frota, de acordo com as regras de uso que forem estabelecidas. O treinamento também deve ser pensado de modo a instruir os motoristas sobre a forma ideal de condução, tanto pelo ponto de vista das regras de trânsito quanto pela maneira como os veículos são dirigidos.

Vale ter em mente que instruções assim podem evitar multas, desgastes dos veículos, gastos excessivos e até acidentes.

Pesquise sobre as burocracias

Essa também é uma situação elementar, mas que precisa estar bem clara no planejamento. Afinal, como qualquer veículo automotor, aqueles que pertencem a uma frota também devem ter a documentação em dia, com o IPVA devidamente quitado. Também é importante destacar que os motoristas deverão ser contratados de acordo com a categoria de habilitação — A, B, C, D ou E — que os permita dirigir os veículos que comporão a frota.

Além disso, se o projeto se destina à criação de uma frota para uma empresa que prestará serviços específicos de transporte ao mercado, será necessário legalizar a atividade e os veículos junto à Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), aos Detrans dos estados, ou em ambos, uma vez que há distinções de tipos de registros necessários para transporte de cargas, de passageiros e de pessoas por fretamento.

Há casos, inclusive, em que outros órgãos públicos precisam ser consultados sobre as regras e autorizações de transporte. Cargas perigosas, por exemplo, muitas vezes podem depender de licenças de órgãos ambientais para serem transportadas.

Nesse ponto, vale um alerta, uma vez que a atividade só poderá ser iniciada após o recebimento dos registros necessários.

Pense no monitoramento dos veículos

Atualmente, monitorar os veículos é uma necessidade que precisa ser considerada por quem pretende montar uma frota. Felizmente, a existência de equipamentos que trabalham combinados a softwares de rastreamento e de acompanhamento facilita bastante essa tarefa.

Além de permitir uma avaliação sobre como a frota está sendo utilizada e a eficiência do planejamento logístico que ela está seguindo, esse tipo de monitoramento tem a capacidade de sinalizar quaisquer ocorrências em tempo real, o que facilita bastante a adoção de medidas de correção. Assim, se torna possível garantir que prazos sejam cumpridos e que a segurança seja mantida.

Um bom sistema de rastreamento possibilita identificar motoristas e controlar saídas e rotas, entre outras tarefas. Além disso, permite a localização do veículo em qualquer momento, o que, além de ser muito conveniente para as operações de transporte, reforça a segurança e pode ser considerada na precificação dos seguros.

Defina o local de estacionamento da frota

O estacionamento da frota deve ser em local conveniente para o tipo de serviço que será prestado, além de ter dimensão apropriada para abrigar todos os veículos que não estiverem em trânsito em determinado período. Assim, se estamos falando de uma frota de caminhões destinados ao transporte rodoviário, a proximidade com rodovias costuma ser uma boa opção. Por outro lado, se a frota é de vans para o transporte escolar, é conveniente que a garagem tenha acesso facilitado aos locais de maior concentração da clientela e das escolas.

Isso não significa, é claro, que os locais de estacionamento tenham obrigatoriamente que estar próximos a determinados pontos, o que, em algumas situações, tornaria o custo elevado, inviabilizando a localização. Contudo, mesmo que seja necessário fazer deslocamentos maiores, é importante verificar o posicionamento estratégico da garagem.

Por outro lado, se a frota é reduzida e se destina a atender a uma necessidade localizada — como a da distribuição de produtos de uma padaria, por exemplo — pode ser mais conveniente estacionar o veículo junto ao negócio.

Portanto, a definição desse ponto dependerá do perfil da frota. De qualquer maneira, é indispensável pensar no assunto com antecedência, já na fase de planejamento.

Por que é importante fazer uma boa gestão da frota?

Seguindo um planejamento consistente, é possível implantar uma frota de veículos bem dimensionada e capaz de atender às necessidades do negócio. Contudo, nem mesmo o melhor planejamento será capaz de evitar problemas, se a gestão não for realizada com absoluto rigor.

Portanto, nesse sentido, é fundamental estabelecer rotinas de trabalho que definam responsabilidades em cada tarefa. Ao mesmo tempo, a estrutura precisa estar bem preparada para a finalidade a qual se destina.

Como ocorre com outras atividades gerenciais, a gestão de frotas de veículos geralmente é realizada por um profissional que deve ser especializado na área. Ele precisará gerenciar todas as atividades referentes aos veículos e ao próprio andamento da atividade, o que inclui administrar despesas, pessoal, documentação, entre outras.

Porém, para frotas reduzidas, é até possível que a presença desse profissional não venha a ser tão necessária, o que não significa que a gestão seja menos importante. Afinal, gerir a frota não se resume nas tarefas de organização e de administração das atividades de transporte. Também é preciso monitorar uma infinidade de outras questões — como desgaste de pneus, multas e documentação, por exemplo —, o que requer extrema habilidade e atenção.

Portanto, para que a gestão seja bem-sucedida, se faz necessário superar alguns desafios, como os que seguem destacados abaixo.

Manter os veículos sempre disponíveis e em bom estado

É fundamental que os veículos estejam bem conservados, limpos e funcionando de maneira adequada. Buscando esse objetivo, ao mesmo tempo em que o gestor deve influenciar a escolha de veículos eficientes e apropriados para as tarefas, é indispensável que se mantenha uma agenda de manutenção organizada e atualizada, de modo que garanta que a frota esteja sempre em boas condições.

A atenção com o comportamento dos motoristas e para o cumprimento das regras também é fundamental. É importante frisar que esse cuidado não tem significado apenas para a segurança patrimonial, de veículos e de cargas, e para os aspectos institucionais e de imagem da empresa. Muito mais que isso, ele também é importante para a segurança dos próprios motoristas e das demais pessoas envolvidas nos processos de transporte — como passageiros, funcionários da empresa, entre outras.

Controle de gastos

A boa gestão é aquela que consegue economizar, sem prejudicar o desempenho da frota. Para tanto, além de eliminar desperdícios e de reduzir as despesas gerais — com combustíveis, tributos e multas, entre outras —, o gestor não pode descuidar da manutenção e deve valorizar a segurança dos processos. Isso ajuda a reduzir o desgaste dos veículos e a evitar acidentes, representando considerável redução dos custos de operação.

Acompanhamento de resultados

A boa gestão também é aquela que acompanha os resultados inerentes a diversas atividades dos veículos — como consumo de combustível, infrações e reparos, entre outros.

Planejamento de rotas

Quando as rotas são bem planejadas, os resultados de produtividade e de economia de combustível são bastante favoráveis. Por isso, o gestor também deve racionalizar as rotas, conciliando distância percorrida com as finalidades de transporte — como as de entregas de mercadorias, por exemplo.

Fique ligado!

O consórcio é uma forma muito vantajosa de investimento e planejamento financeiro, seja pessoal ou mesmo para seu negócio. A modalidade é descomplicada, não tem juros e nem é preciso dar entrada.Quer saber mais? Veja aqui como investir com o consórcio!